Persónuvernd þín skiptir MENTAL afar miklu máli. Stefna þessi tekur til
persónuupplýsinga hvort sem þeim er safnað og þær varðveittar með rafrænum hætti, á
pappír eða með öðrum sambærilegum. Stefnan gildir um allar persónuupplýsingar sem
við vinnum, óháð því á hvaða miðli upplýsingarnar eru geymdar og óháð því hvort þær
tengjast fyrrum eða núverandi starfsmönnum, verktökum, viðskiptavinum,
umbjóðendum, birgjum, hluthöfum, notendum vefsíðu eða öðrum skráðum
einstaklingum, hvort heldur sem MENTAL er í hlutverki ábyrgðaraðila eða vinnsluaðila.
Stefnan tekur til skráningar, vörslu og vinnslu á persónuupplýsingum sem falla undir
stefnuna og um leið lög um meðferð persónuupplýsinga. Stefnan er aðgengileg á
Viðauki þessi er hluti af persónuverndarstefnu Mental ráðgjafar. Viðaukinn nær til vinnslu Mental á persónuupplýsingum viðskiptavina við Mental skólann (skoli.mentalradgjof.is).
Mental safnar og varðveitir ýmsar persónuupplýsingar um þátttakendur Mental skólans. Ólíkum persónuupplýsingum kann að vera safnað eftir því hvaða námskeið nemendur sækja og hvort þátttakendur hafi sótt önnur námskeið hjá Mental.
- samskiptaupplýsingar, svo sem nafn, kennitala, heimilisfang, símanúmer og tölvupóstfang.
- upplýsingar um sótt námskeið innan rafræns vettvangs hjá Mental ráðgjöf;
- skrifleg samskipti þátttakanda við umsjónaraðila og starfsfólk Mental.
- greiðsluupplýsingar vegna námskeiðsgjalda; og
- staðfesting á að þátttakandi hafi lokið námskeiði.
Auk framangreindra upplýsinga, kann Mental einnig að safna og vinna aðrar upplýsingar sem þátttakendur láta Mental í té.
Að meginstefnu til aflar Mental persónuupplýsinga beint frá þátttakendum. Fari skráning á námskeið fram í gegnum vinnustað þátttakenda koma upplýsingarnar þó oft á tíðum frá vinnustaðnum sjálfum. Í þeim tilvikum þar sem persónuupplýsinga er aflað frá þriðju aðilum mun skólinn leitast við að upplýsa þátttakendur um slíkt.
Í þágu markaðsmála vinnur skólinn jafnframt samskiptaupplýsingar fyrrum nemenda og þeirra sem skrá sig á póstlista Mental ráðgjafar.
Upplýsingar um þátttakendur eru unnar á grundvelli beiðni þátttakanda um námskeið eða nýtingu rafræns efnis hjá Mental ráðgjöf. Við söfnum persónuupplýsingum um þátttakendur fyrst og fremst til að geta uppfyllt skyldur okkar gagnvart þátttakanda.
Sú vinnsla sem framkvæmd er til að uppfylla skyldur okkar gagnvart nemendum felst einkum í eftirfarandi upplýsingum:
- samskiptaupplýsingar, svo sem nafn, kennitala, heimilisfang, símanúmer og tölvupóstfang;
- skráning í námskeið;
- upplýsingar um notkun á lærdómskerfinu LearnWorlds;
- greiðsluupplýsingar;
- verkefna- og prófgögn;
- prófgögn og lokaverkefni nemenda;
- samskipti við umsjónaraðila námskeiða og Mental ráðgjöf.
Upplýsingar sem unnar eru á grundvelli skráningar á námskeið eru nauðsynlegar svo Mental geti uppfyllt skyldur sínar gagnvart þátttakendum, og öfugt, svo sem vegna greiðslu námskeiðsgjalda og skráningu á námskeið. Einnig vinnur Mental upplýsingar um notkun nemenda á lærdómsumhverfinu í þeim tilgangi að efla gæði og þróun efnis. Veiti þátttakandi ekki nauðsynlegar upplýsingar getur það leitt til þess að Mental sé ómögulegt að uppfylla ákveðnar beiðnir og skyldur gagnvart nemanda.
Skólinn kann að miðla persónuupplýsingum um þátttakendur Mental skólans til verktaka og annarra þriðju aðila vegna þjónustu þeirra við skólann, s.s. til innheimtuaðila og viðskiptabanka vegna innheimtu námskeiðsgjalda. Einnig gæti persónuupplýsingum verið miðlað til þriðju aðila er koma fram sem vinnsluaðilar, s.s. þeirra sem veita skólanum upplýsingatækniþjónustu.
Þriðju aðilar sem veita okkur þjónustu samkvæmt framansögðu gætu verið staðsettir utan Íslands. Mental mun þó ekki miðla persónuupplýsingum utan Evrópska efnahagssvæðisins nema slíkt sé heimilt á grundvelli viðeigandi persónuverndarlöggjafar.
Persónuupplýsingar um þátttakendur kunna að vera afhentar þriðja aðila að því marki sem heimilað er eða krafist er á grundvelli viðeigandi laga eða reglna, s.s. til viðeigandi ráðuneyta í tengslum við verðbréfamiðlun og vottun fjármálaráðgjafa. Þá getur miðlun átt sér stað á grundvelli samnings við þátttakanda eða þann aðila sem hann starfar hjá.
Einnig kann persónuupplýsingum þínum að vera miðlað til þriðja aðila til að bregðast við löglegum aðgerðum eins og húsleitum, stefnum eða dómsúrskurði. Afhending getur einnig verið nauðsynleg í neyðarástandi eða til að tryggja öryggi þátttakenda og starfsmanna Mental eða þriðja aðila.
